Episode 1 – Negosiasi Melalui Email, WhatsApp Dan Media Berbasis Teks

Bismillah..

Selamat datang di KIRIM.EMAIL Premium Podcast episode yang pertama.

Ini adalah versi premium dari KEPO-KIRIM.EMAIL Podcast yang biasa Anda dengarkan di https://kepo.blog.

Jika di KEPO-KIRIM.EMAIL Podcast topiknya sangat umum seperti kewirausahaan dan pertumbuhan bisnis, maka di sini materi atau topik-topik yang kami bahas lebih mendalam lagi. Materinya juga lebih teknis sehingga bisa langsung Anda praktikkan setelah mendengar KIRIM.EMAIL Premium Podcast ini.

Persiapan

Sebelum kita mulai, kami sangat menyarankan Anda menggunakan headset, earphone atau apapun itu yang penting bisa mengurangi gangguan suara dari luar. Kemudian persiapkan juga buku catatan supaya ketika Anda mendapatkan ide atau inspirasi dari materi ini, Anda bisa langsung menuliskannya.

Untuk materi di KIRIM.EMAIL Premium Podcast episode yang pertama ini adalah Negosiasi Melalui Email, WhatsApp Dan Media Berbasis Teks.

NEGOSIASI

Ketika menyebutkan kata negosiasi mungkin kita akan langsung terbayang tawar-menawar. Seperti emak-emak yang melihat baju bagus di pasar, lalu mencoba menawarnya sesuai dengan harga yang dia inginkan, sampai deal.

Memang benar negosiasi bisa digambarkan seperti itu, namun yang akan kita bahas di sini bukan negosiasi yang seperti itu dan tidak sesederhana itu

Yang akan kita bahas di sini adalah negosiasi yang nilai transaksinya relatif besar, katakanlah di atas Rp10 juta, dan lebih cocok untuk negosiasi tingkat korporat.

Sehingga strategi dan teknik negosiasinya akan sangat berbeda dengan tawar-menawar yang dilakukan oleh emak-emak. Walaupun pada prinsipnya apa yang kita bahas ini juga bisa Anda terapkan untuk transaksi yang nilainya kecil atau receh.

NEGOSIASI MELALUI TEKS

Negosiasi itu bisa dilakukan melalui banyak cara, salah satunya adalah melalui teks. Ada satu penelitian yang cukup menarik, mengatakan bahwa generasi milenial dan generasi selanjutnya tidak suka ditelpon dan lebih memilih menggunakan teks untuk berkomunikasi.

Dan ini ada benarnya karena beberapa kasus kami pernah mengalaminya. Saat saya ingin menelpon mitra atau klien, mereka lebih memilih dihubungi lewat WhatsApp atau email saja. Alasannya supaya bisa ke-track diskusinya.

Sehingga negosiasi melalui teks ini sangat menantang. Kita tidak tahu apa yang sedang mereka lakukan, bagaimana mimik wajahnya, bagaimana gesture tubuhnya, bagaimana intonasi suaranya dan lain sebagainya. Jadi yang bisa kita lakukan hanya membayangkannya saja.

Pada materi ini, inilah yang akan kita bahas, yaitu tentang bagaimana teknik negosiasi melalui teks, yang lebih khusus lagi melalui email dan secara one on one, satu lawan satu. Namun ada nanti ada juga contoh negosiasi yang kami lakukan via WhatsApp karena secara prinsip sama.

DISCLAIMER

Apa yang kami sampaikan di sini merupakan pengalaman kami pribadi dalam bernegosiasi dengan berbagai macam pihak. Anda boleh langsung mempraktekkan apa yang kami sampaikan. Bisa jadi Anda mempraktekkan ilmu yang sama, tetapi hasilnya bisa berbeda. Maka dari itu tetap lakukan test dan ukur serta cari mana yang teknik negosiasi yang paling berdampak untuk Anda.

#1 PEMAHAMAN TENTANG NEGOSIASI

Bagi kami, negosiasi itu bukanlah suatu penghalang dari apa yang Anda inginkan. Pada dasarnya klien Anda sudah punya goal yang sama dengan Anda, yaitu mereka ingin deal dengan penawaran yang Anda berikan. Hanya saja cara mereka mengatakannya, tidak sama dengan yang Anda harapkan.

Anda inginnya deal sebanyak-banyaknya, sedangkan klien Anda inginnya deal sehemat-hematnya. Tetapi antara Anda dan klik sama-sama ingin deal dan menjalin kerjasama.

Sehingga kita tidak perlu lagi berpikir bahwa nego itu hanya akan membuang waktu, hanya sebagai penghalang saja dari penawaran maksimal kita. Nego adalah sinyal bahwa klien itu ingin deal dan menunjukkan berapa budget dan bagaimana kesanggupan mereka dari apa yang kita tawarkan.

Sebagai contoh Anda menawarkan produk/layanan seharga Rp100 juta. Klien Anda ternyata berminat dengan apa yang Anda tawarkan, tetapi budget mereka hanya Rp70 juta. Kalau seperti ini bagaimana solusinya?

Supaya ini bisa deal, karena pada dasarnya klien Anda ingin deal, maka ada 2 alternatif yang bisa Anda lakukan, yaitu :

• Menurunkan value layanan Anda sesuai dengan budget mereka
• Atau menambahkan value layanan Anda dengan harga yang tetap.

2 Hal tersebut bukan berarti menurunkan harga. Penawaran kami Rp100 juta, budget klien hanya Rp70 juta, kemudian ketemu di tengah, yaitu Rp85 juta. Cara kerja negosiasinya bukan seperti itu.

Tetapi ketika kami sudah tahu berapa budget klien, kami akan tetap memberikan harga Rp100 juta tetapi value-nya kami tambahkan. Jika semula ada 5 value, lalu kami tambahkan jadi 8 atau 10 value dengan harga yang sama. Dan penawaran ini berlaku dalam waktu yang sangat terbatas.

Kemudian klien akan berpikir lagi. Dan jika mereka tetap ingin di harga Rp70 juta maka valuenya akan kami turunkan. Yang semula valuenya 5, kami turunkan jadi 3. Sehingga, ini tidak mengurangi harga, tetapi yang dikurangi atau ditambah adalah value yang Anda tawarkan.

#2 MENYESUAIKAN INTONASI

Setelah kita paham tentang bagaimana negosiasi itu, maka berikutnya adalah menyesuaikan intonasi. Kalau negosiasi secara langsung, yang utama itu bukan isi pesannya. Tetapi gesture tubuh, intonasi suara baru isi pesan atau isi penawarannya.

Kemudian kalau konteksnya adalah negosiasi melalui teks, bagaimana menyesuaikan intonasinya?

Ada beberapa cara yang bisa Anda gunakan, diantaranya :

Mirroring

Dalam hal ini adalah mengulang 3 kata terakhir yang dituliskan pada email atau chat di WhatsApp. Ini hal yang paling basic dan yang cukup sering kami lakukan.

Sebagai contoh, beberapa waktu lalu kami memesan kabel di marketplace dan setelah sampai ternyata kabelnya tidak berfungsi/rusak.

Masalahnya bukan di produknya, karena penjualnya bersedia mengganti dengan yang tidak rusak. Permasalahannya adalah tentang pengirimannya. Saat mengembalikan barang yang rusak, yang menanggung ongkir adalah kami sebagai pembeli.

Namun saat mengirim produk penggantinya, penjual ingin yang membayar ongkir nya juga kami. Sehingga penjual tidak mengeluarkan uang untuk biaya ongkir.

Kemudian apa yang kami lakukan? Yang kami lakukan hanya menulis ulang (copy) 2 atau 3 kata terakhir yang dia sebutkan.

Lalu penjual menjawab kalau maksimal ongkir yang bisa mereka berikan hanya Rp9 ribu. Sehingga sisa ongkirnya kami yang menanggung. Kemudian kami lakukan mirroring lagi 2 atau 3 kata terakhir mereka. Detailnya bisa Anda lihat di gambar.

Dan tidak lama kemudian mereka menjawab akan mengkomunikasikan ke tim terkait. Setelah itu kami diam tidak langsung membalasnya. Karena diam juga merupakan bagian dari negosiasi.

Setelah cukup lama kami diam, pada akhirnya mereka bersedia menanggung ongkir dan kami tidak mengeluarkan uang sedikitpun untuk ongkir balik ini.

Labeling

Untuk menjaga intonasi dalam negosiasi melalui teks, bisa kita lakukan melalui labeling. Sebagai contoh, beberapa waktu yang lalu kami ngobrol dengan petinggi sebuah bengkel mobil yang terkenal di Indonesia. Kami bernegosiasi dan dalam negosiasi tersebut kami menyebutkan kalau beliau adalah orang yang visioner. Visioner ini adalah salah satu bentuk label.

Tugas Anda adalah membaca isi email atau isi chat WhatsApp nya secara keseluruhan kemudian memberikan label yang tepat.

#3 SHOW, DON’T TELL

Dengan Anda menyesuaikan intonasi dengan lawan negosiasi, maka mereka akan lebih terbuka tentang apa yang mereka inginkan dan apa saja masalah mereka. Kalau sudah seperti ini maka kita masuk ke teknik yang ketiga yaitu dengan memperlihatkan, bukan menceritakan.

Anda bisa membuat video tentang apa saja yang sudah pernah Anda lakukan. Atau bisa juga membuat studi kasus dan mendokumentasikannya dalam bentuk video atau visual.

#4 NO

Dalam negosiasi terkadang kita juga mengalami penolakan. Anda sudah melakukan apa yang kami sebutkan di atas, tetap tetap saja mendapatkan penolakan atau tidak terjadi deal.

Kalau seperti ini apa yang harus kita lakukan?

Kalau terjadi penolakan, maka yang perlu Anda lakukan adalah harus siap dengan penolakan ini. Yang perlu kita pahami adalah bahwa setiap keputusan itu adalah sementara. Jika klien Anda mengatakan tidak, maka itu berarti tidak untuk saat ini. Tapi di lain waktu bisa saja mengatakan iya. Jadi jaga integritas Anda karena kita tidak tahu ke depan seperti apa. Bisa jadi yang menolak kita saat ini akan menjadi klien dengan nilai kerjasama yang paling besar di masa depan.

#5 THE ILLUSION OF CONTROL

Saat orang lain mengatakan tidak, maka respon manusia pada umumnya adalah bertanya alasan dia mengatakan kata tidak itu. Padahal saat Anda menanyakan alasan kenapa tidak itu maka respon orang yang Anda tanyai akan defensif.

Lalu apa yang perlu dilakukan saat mendapatkan kata tidak ini? Yang perlu dilakukan adalah dengan mengganti pertanyaannya dari kenapa menjadi apa atau bagaimana.

Contoh : Apa persisnya yang menjadi hambatan bapak untuk bekerjasama dengan kami? Mungkin ada yang bisa kami berikan.

Itulah beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk bernegosiasi melalui teks baik itu email maupun WhatsApp. Mudah-mudahan bermanfaat dan sampai bertemu di KIRIM.EMAIL Premium Podcast episode yang kedua.