Agar Orang Sibuk Membaca Email Anda

Berdasarkan 200an email yang diterima setiap hari, Tobias Van Schneider mendapakat beberapa hal pembelajaran mengenai bagaimana cara mendapatkan apa yang Anda inginkan dengan menggunakan trik-trik berikut.

1. The Elevator Pitch

Tidak peduli apapun yang Anda tulis, mulailah email Anda dengan sedikit penjelasan APA isi email Anda. Jangan lakukan “Apa kabar?” dan basa basi lainnya.

Hal ini cukup sulit karena kita tidak ingin terdengar seperti orang kasar, tetapi lebih kasar jika mencuri waktu orang dengan kata-kata yang sia-sia.

Jangan terlalu banyak membicarakan diri sendiri, cukup tambahkan tautan atau link ke profil online Anda jika anda menginginkannya.

2. Katakan apa yang Anda mau

Tulis dengan apa yang Anda inginkan dulu, kemudian mendetaillah jika perlu. Percayalah, orang sibuk tidak akan menghargai apapun selain ini.

Jadilah orang yang ramah dan sopan tapi to the point. Dan jika Anda tidak membutuhkan balasan karena ingin menginfokan sesuatu cukup letakan FYI (For Your Information) atau SEKEDAR INFO saja di subject email Anda.

3. Jangan terlalu mencari perhatian pada email pertama

Mencari perhatian pada email pertama itu tidak baik, bisa menghancurkan kesan pertama. Jika anda ingin sesuatu, pertama katakan APA dan KENAPA menguntungkan untuk kedua belah pihak.

Tentunya Anda harus menyesuaikan sesuai kasus Anda sendiri. Orang sibuk akan senang membantu tanpa balasan, asal mereka tahu KENAPA harus membantu Anda.

4. Formal email Anda

Jangan mengirimkan email Anda dengan seabrek teks berantakan. Gunakan paragraf pemisah dan format email Anda sehingga gampang dipahami.

Sebagian email tidak dibalas karena formatnya sangat jelek dan sangat susah dibaca.
Semakin bagus format email Anda, semakin tinggi kemungkinan email Anda dibalas.

5. Gunakan Angka

Setiap saat saya membalas email, saya membagi-baginya menjadi beberapa bagian, seperti pada artikel ini. Jangan biarkan orang sibuk yang memperbaiki email Anda. Gunakanlah angka supaya tingkat kemungkinan Anda dibalas.

6. Kirim sekali lagi

Jika Anda tidak mendapatkan balasan dari email Anda lebih dari seminggu, kirimkan sekali lagi email yang sama persis tanpa diedit. Jangan menambahkan apapun seperti menanyakan kenapa email Anda tidak dibalas, atau email Anda diterima atau tidak. Cukup kirimkan email yang sama sekali lagi.

Ini tidaklah hal yang buruk, justru Anda bisa menggati subject email Anda dan Anda bisa mengganti beberapa kata pembuka.

Jangan reply email yang Anda kirimkan karena email yang asli akan tertimpa.

7. Jangan kirimkan perjanjian

Tolong jangan kirimkan perjanjian kepada orang sibuk, karena mereka tidak sempat menentukan jadwal mereka.

Ingat, orang sibuk bukanlah orang yang sedang duduk santai di rumah menunggu email perjanjian. Jika sangat penting diajukan, selalu ada cara lain untuk memberitahukannya.

8. Pertanyaan yang menimbulkan pertanyaan

Jangan memberikan pertanyaan yang menimbulkan pertanyaan. Sebaiknya kirim email yang jelas.
Jika ada beberapa pertanyaan yang harus dijawab, jangan tanyakan semuanya sekaligus pada satu email. Kirimkan dulu dua atau tiga pertanyaan dulu, setelah dijawab baru balas dengan beberapa pertanyaan lagi.

9. Slogan usaha Anda

Usahakan untuk menghindari jargon atau slogan usaha Anda. Slogan yang rumit, bisa membunuh mood orang tersebut untuk membalas email Anda.

10. Gunakan GIF dan humor

Anda mungkin tidak percaya bahwa GIF itu membantu orang tersenyum. Setiap kali orang tersenyum, mereka tidak akan merasa waktunya sia-sia.

*) Disadur dari tulisan Tobias van Schneider (How to E-Mail a busy person)